9月25日，我校首批赴澳短期学生交流团行前会议在综合楼2109召开。校长谢列卫、副校长徐红出席会议，学工部、教务处、保卫处、国际教育交流中心、工商学院和旅游学院相关负责人参加会议。会议由徐红副校长主持。
谢列卫校长指出，此次赴澳交流是我校首次从学校层面组织的大规模的交流活动，也是我校学生国际交流活动的探索之旅。谢校长强调，国际教育与交流应成为学校内涵建设的一部分。他对交流团成员提出了五个方面的要求：一要展示良好形象，二要拓展学习视野，三要遵守外事纪律，四要注意自身安全，五要重视资料积累。
徐红副校长嘱咐赴澳交流团学生听从带队老师的指挥，用心学习、团结合作，向墨尔本理工学院师生展示杭科院学子风采。
国际教育交流中心副主任傅华世介绍说，首批赴澳交流团共有成员24名，其中2名为带队教师，分别来自工商学院和旅游学院，另外22名学生成员均为各学院品学兼优的学生代表。此次赴澳交流院校是与我校有合作项目的墨尔本理工学院。会上傅华世还强调了本次交流的目的及行前的注意事项。
团委书记周俊炯希望同学们经过此次赴澳经历提升人生阅历。保卫处处长韩张尧提醒同学们注意政治安全、人身安全和财产安全。
